9. Arbetsplatsträffen (APT)

Framtagen i samabete mellan arbetsgivaren och personalorganisationerna 2004

Ladda hem dokumentet Arbetsplatsträffen

Arbetsplatsträffen vid Sahlgrenska akademin

Utgångspunkter

Idag sker omvärldsförändringarna snabbt. Medarbetare som känner engagemang, bidrar på ett bättre sätt till att utveckla verksamheten. En förutsättning för engagemang är delaktighet som skapar förståelse för verksamhetens mål, behov och förutsättningar. Att få igång fungerande arbetsplatsträffar innebär att alla medarbetare genom sin kompetens så långt möjligt bidrar till en bättre verksamhet och en bättre arbetsmiljö. För att detta ska uppnås krävs en tidig och god information och ett öppet klimat som kan bidra till konstruktiva diskussioner med praktisk problemlösning som resultat. Så många frågor som möjligt ska hanteras på arbetsplatsträffen och de som arbetar där. Helhet, överblick, insikt och förståelse är grundläggande för alla på arbetsplatsen. Därför behövs dialog och information för att skapa en gemensam bild av verkligheten.

För att arbetsplatsträffen ska fungera måste chefens ansvar, uppdrag och befogenheter vara tydliga, annars blir arbetsplatsträffens mandat oklart eftersom man inte vet vilka frågor man får hantera. Medarbetaren måste också ta ett egensvar för den gemensamma verksamheten och för arbetsmiljön. Även om vissa frågor ska beslutas på andra nivåer är det viktigt att dessa ändå diskuteras på arbetsplatsträffen. Därigenom kan chefen få ett bättre beslutsunderlag och en bättre förankring av det kommande beslutet.
Arbetsplatsträffen måste få lov att hantera sina egna frågor och agera självständigt i linje med chefens beslutsmandat.
De lokala fackliga företrädarna har en dubbel roll på arbetsplatsträffen, dels som lokala fackliga företrädare = arbetsplatsombud, arbetsmiljöombud och dels som medlemmar i arbetslaget. Det är viktigt att arbetsgivaren och arbetskamraterna har förståelse för detta dubbla uppdrag.

Arbetsplatsträffens funktion

Arbetsplatsträffen är ett möte mellan chef och medarbetare för att gemensamt arbeta med utveckling, planering och uppföljning av den egna verksamheten

Arbetsplatsträffarna ska skapa

• Förståelse för helheten
• Insikt om den egna situationen
• Större intresse för uppgiften, både den egna och andras
• Delaktighet i målen
• Bättre användande av den samlade kompetensen
• Ökat produktivitet
• Bättre samarbete
• Ökad stimulans och arbetsglädje
   

Praktiska frågor

Frekvens och kontinuitet

Arbetsplatsträffarna måste anpassas till verksamhetens förutsättningar både till form, innehåll och frekvens.
Verksamhetens behov ska styra frekvensen, en del arbetsplatser kan behöva mötas var fjortonde dag, andra kanske var sjätte vecka. Det som är viktigt är att arbetsplatsträffen inte kan ställas in pga brist på ärenden. Om arbetsplatsträffen ska vara ett forum för dialog mellan medarbetarna och chefen för att gemensamt arbeta med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området finns det alltid angelägna frågor att diskutera. Om man inte ser dessa har arbetsplatsträffen inte funnit sin form och då är det angeläget att träffas för att diskutera arbetsplatsträffens funktion. Det som också är viktig är att arbetsplatsträffen genomförs regelbundet, att den blir en rutin, så att medarbetarna vet att det finns ett kontinuerligt forum dit de kan lyfta frågor.

Innehåll

Arbetsplatsträffen ska hantera frågor som är nödvändiga för verksamheten och verksamhetens bedrivande. Arbetsplatsträffen är också ett forum för det praktiska arbetsmiljöarbetet på institutionen, vilket leder till att arbetsmiljöfrågorna blir direkt kopplade till vardagsarbetet och inte lever sitt liv vid sidan om.

Dagordning

Innehållet i mötet kan således variera, men en dagordning måste göras upp i förväg så att alla deltagare har möjlighet att dels väcka egna frågor, dels kunna förbereda och tänka igenom de frågor som ska behandlas på mötet. Det kan vara bra att ha vissa stående punkter, t ex arbetsmiljöfrågor. Det är också viktigt att det framgår vad som är informationsfrågor resp beslutsfrågor.

Metod

Arbetsplatsträffen bygger på allas delaktighet. Dialogen är själva idén med arbetsplatsträffen. Medarbetarna måste därför aktivt bidra till det gemensamma arbetet och chefen måste engagera medarbetarna så att det blir en dialog. För att utveckla innehållet i arbetsplatsträffarna och mötesformen kan ordförandeskapet rotera mellan deltagarna. Chefen har ändå sin givna roll som beslutsfattare – se nedan.

Antalet deltagare

Om arbetsplatsträffen ska ge möjlighet till delaktighet och dialog kan antalet deltagare samtidigt inte vara för många. Är arbetslaget så stort att det inte går att samla alla samtidigt får man hitta andra former för att genomföra arbetsplatsträffen än ett direktmöte. Man kan ha flera olika arbetsplatsträffar i olika grupperingar, där man förbereder och diskuterar igenom olika frågställningar. Man kan också ha träffar yrkesvis eller arbeta med tematräffar.

Närvaro

Arbetsplatsträffarna är i princip obligatoriska, både för chef och medarbetare. Därför är det viktigt att förlägga arbetsplatsträffarna till en tidpunkt som passat så många som möjligt, alternativt alternera mellan olika tider så att medarbetare som t ex arbetar deltid kan närvara på så många möten som möjligt.

Beslutsmandat

Arbetsplatsträffen har inte något eget beslutsmandat utan är beroende av chefens delegation. Om arbetsplatsträffen är enig om ett beslut bekräftar chefen beslutet på mötet. Om oenighet uppstår kan frågan antingen bordläggas till nästa arbetsplatsträff eller också fattar chefen sitt beslut. Majoritetsbeslut ska undvikas – ett arbetslag kan inte ”rösta ner” sin chef.

Protokoll/minnesanteckningar

Protokoll eller minnesanteckningar ska skrivas både för att de som inte kunde delta på mötet ska få information om vilka frågor som avhandlades och vilka beslut som fattades, och för att undvika att samma fråga behandlas flera gånger.

Att tänka på

1. Arbetsplatsträffen är en särskild mötesform där chef och medarbetare för en dialog kring verksamhetens och verksamhetens utveckling. För medarbetarna leder arbetsplatsträffen till ökad delaktighet och möjligheter att påverka arbetets inriktning och organisation. För chefen leder arbetsplatsträffen till ett bättre beslutsunderlag genom att medarbetarnas kunskaper och erfarenheter tas till vara och därigenom en effektivare verksamhet. Arbetsplatsträffen är inte bara ett beslutsforum, information och erfarenhetsutbyte har också en given plats. Men - en arbetsplatsträff är ändå något helt annat än ett renodlat informations- eller personalmöte, som bygger på att chefen informerar och medarbetarna tar emot information. Sådana möten behövs också men kan inte ersätta arbetsplatsträffen.
2. Arbetsplatsträffen ingår ofta som en del i ett s k samverkansavtal mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna och kan därigenom ges viss formell status, t e x kan man komma överens om att arbetsgivaren fullgör sin informationsskyldighet enl MBL § 19 genom att informera om sådana frågor på en arbetsplatsträff. Eftersom Göteborgs universitet inte har något samverkansavtal med de fackliga organisationerna kan arbetsplatsträffen inte få den formella roll som den har inom t ex SU och Folktandvården. Det är därför viktigt att vara medveten om att arbetsgivaren måste fullgöra sin informations- och förhandlingsskyldighet enligt MBL på sedvanligt sätt gentemot de fackliga organisationerna. Detta gäller särskilt för de chefer och medarbetare som ansvarar för eller deltar på arbetsplatsträffar både inom Sahlgrenska akademin och VG-regionen.